Bespaar tijd én geld met efficiënte processen

Traditiegetrouw is de zomer voor veel bedrijven een rustige periode. Geldt dit ook voor jouw onderneming? Dan is dit een mooi moment om eens stil te staan bij de bedrijfsprocessen. Zijn jouw processen bijvoorbeeld nog wel zo efficiënt, en ondersteunt de software jouw medewerkers? Of werkt alles toch niet zo lekker als je zou willen? In deze blog lees je het advies van onze IT-adviseur Hanua Nijgh.

Processen onder de loep

Als ondernemer is de uitroep ‘het kan altijd beter’ waarschijnlijk op je lijf geschreven. Niet voor niets heb je een groeiend bedrijf, en weet je steeds nieuwe klanten en markten aan te boren. Toch zie ik vaak dat ondernemers niet op die manier naar hun processen kijken. Zonde, want hier laten bedrijven kansen liggen. Denk alleen al aan de tijdswinst die procesoptimalisatie oplevert.

Tijd dus om kritisch naar je processen te kijken, bij voorkeur samen met een externe partij. Het is namelijk niet ondenkbaar dat je de afgelopen jaren een tunnelvisie hebt ontwikkeld, en dingen doet, omdat jullie dit nu eenmaal al jaren zo doen. Een externe adviseur kijkt kritisch naar je processen en is in staat om met nieuwe inzichten te komen. Een ander groot voordeel is natuurlijk dat de specialist specifieke kennis heeft. Zo weet je zeker dat je processen na procesoptimalisatie ook daadwerkelijk efficiënter en effectiever zijn.

In vijf stappen naar betere processen

Het optimaliseren van je processen levert jouw bedrijf enorme voordelen op. Denk aan tijdwinst, kostenbesparing en het beheersen van risico’s. Voor het zover is, zet je een aantal stappen.

1. Elke optimalisatie begint met een doel. Als eerste stap is het dus goed om na te denken over de aanleiding van het project en welke doelstelling je wilt behalen. Zo weet je zeker dat de procesoptimalisatie leidt tot het gewenste resultaat.
2. Als tweede stap kijk je naar de huidige organisatie. Om te zorgen dat dit onafhankelijk gebeurt, voeren onze IT-adviseurs gesprekken met medewerkers uit jouw organisatie.
3. Als we weten hoe de huidige processen lopen, weten we ook welke knelpunten er zijn. In deze stap bespreken we de knelpunten, en de mogelijke oplossingen.
4. In stap vier volgt een plan van aanpak waarin staat hoe we knelpunten elimineren of minimaliseren.
5. Vaak blijkt uit de procesoptimalisatie dat niet alle softwarepakketten de processen ondersteunen, of dat er essentiële software mist. In veel gevallen is de volgende stap dus het selecteren van de beste pakketten. 

“Pakketselectie is voor veel ondernemers een tijdrovend proces en ze kiezen er daarom voor om dit project uit te besteden”

Voorkom valkuilen

Bij veel bedrijven is pakketselectie een onderdeel van procesoptimalisatie. In de praktijk zie ik dat dit voor veel ondernemers een tijdrovend proces is. Je moet de wensen en eisen in kaart brengen en op een gedegen manier een keuze maken uit de vele softwareaanbieders. Steeds meer ondernemers kiezen er daarom voor om dit aan ons uit te besteden. Dit bespaart tijd, en je hebt de zekerheid dat de software ook echt een bijdrage levert aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.

Daarnaast weet je met een specialist ook zeker dat je niet in een van de valkuilen stapt. Denk bijvoorbeeld aan een pakket dat veel geld kost, maar uiteindelijk toch niet zo goed aansluit als je dacht. Gelukkig is deze valkuil te omzeilen door wensen en eisen vooraf goed in kaart te brengen én te controleren of het pakket voldoet aan de opgestelde specificaties.

Aan de slag

Wil jij deze zomer een eerste stap zetten in het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen? Of wil je gewoon eens verder praten over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact met mij op, of met mijn collega Steven Verkaart via info@hoekenblok.it of 0184 49 68 00.